Учёт химии и расходников в химчистке: нормы, журнал и контроль перерасхода

Учёт химии в химчистке строится на трёх вещах: нормах расхода на изделие или загрузку, журнале выдачи и приёмки со склада и регулярной сверке «купили минус осталось против сделанного». Это ручная система на бумаге или в таблице, а в деньгах расход химии удобно видеть отдельной статьёй расходов. Разберём, как её построить без складской программы.

Зачем вести учёт химии

Химия, пятновыводители, плёнка, плечики и пакеты — это 10–20% затрат типичной химчистки (примерный ориентир, у вас доли будут другие). Если не считать, перерасход замечаешь только по итогам месяца, когда деньги уже ушли: мастер льёт на глаз, расходник «уходит» домой, поставщик поднял цену, а вы продолжаете брать прежний объём.

Какие нормы задавать

Норма — сколько расходного материала в среднем уходит на единицу работы. Задайте их через замер, а не «по паспорту»:

Для первой нормы возьмите две недели обычной работы, посчитайте расход и разделите на количество изделий. Полученная цифра и есть ваш ориентир, с которым сравниваете следующий месяц.

Журнал: как не усложнять

Достаточно одной таблицы или тетради с колонками: дата, что выдано, количество, кому выдано, подпись, остаток. Выдавайте со склада не «сколько надо», а на смену или на неделю и записывайте остаток в конце. Раз в неделю владелец или управляющий сверяет: расход по журналу и количество обработанных заказов. Если норма превышена на 20–30%, это повод разобраться, а не наказывать сразу: возможна нестандартная загрузка, тёмные вещи, сложные пятна.

Контроль перерасхода

• Единое место хранения и ключ у одного ответственного.
• Выдача по записи, а не «возьми там».
• Закупка по остатку: заказываете, когда остаток ниже запаса на две недели, а не когда закончилось.
• Сравнение поставщиков по цене за единицу действующего вещества, а не за канистру.
• Расход в деньгах по месяцам: если выручка выросла на 10%, а расход химии на 30%, смотрите причину.

Как совместить с программой учёта заказов

Складского учёта химии в AllClean CRM нет: остатки и списание по нормам программа не ведёт. Зато есть учёт расходов деньгами по филиалам: категория (в том числе «химия»), сумма, способ оплаты, комментарий и фото чека, плюс статистика расходов. Это даёт ответ на вопрос «сколько мы потратили на химию в этом месяце и по какой точке», а число заказов за тот же период берётся из отчётов. Разделив одно на другое, вы получаете расход химии на заказ в деньгах и видите, как он меняется. Подробнее о том, что автоматизировать в первую очередь, — автоматизация химчистки; состав функций — возможности; условия — цены. Попробовать можно 14 дней бесплатно через регистрацию.

Пример расчёта расхода на заказ

Допущения (условные, для иллюстрации): за месяц куплено химии на 90 000 ₸, закрыто 1 200 заказов. Расход на заказ — 75 ₸. В следующем месяце те же 90 000 ₸ ушли на 1 000 заказов: 90 ₸ на заказ, то есть на 20% больше. Это сигнал проверить выдачу, а не повод менять поставщика. Если в обоих месяцах менялись цены, поправьте расчёт на новые цены, иначе сравнение будет нечестным.

Частые вопросы