Блог

CRM или Excel для химчистки: сравнение по задачам и момент перехода

Автор: команда AllClean CRM · Обновлено: · 4 мин чтения

Excel хватает химчистке с одной точкой и десятком заказов в день, пока учёт ведёт один человек. Когда появляются несколько приёмщиков, второй пункт приёма, долги и постоянные клиенты, таблица начинает ломаться: версии файлов расходятся, статусы устаревают, отчёты собираются вручную. Сравниваем по пяти задачам и называем признаки, что пора переходить.

Сравнение по задачам

Задача Excel CRM для химчистки
Приём заказа Строка в таблице, поля заполняются вручную Форма заказа: позиции из прайса, дефекты кнопками
Статусы Ячейка со словом, обновляет человек Статус по каждой позиции, заказ «Готов» после всех
Клиенты Лист с телефонами, история ищется фильтром Карточка клиента с историей заказов и заметками
Оплаты и долги Колонка суммы, долги вычисляются формулой Частичная оплата, остаток и погашение видны отдельно
Отчёты Сводные таблицы, настраиваете сами Готовые отчёты по периоду и филиалу
Филиалы Несколько файлов или общий файл с риском конфликтов Один аккаунт, доступ сотрудников по филиалам
Контроль Любой может исправить любую ячейку Роли и права доступа

Таблица не плохая: она гибкая и бесплатная. Проблемы начинаются там, где нужна совместная работа и защита от случайных правок.

Где Excel ещё работает

  • Одна точка, один приёмщик, один владелец.
  • Немного постоянных клиентов, бонусов и скидок нет.
  • Вы готовы раз в неделю сводить цифры вручную.
  • Документы печатаются шаблоном и вы не ищете старые заказы по номеру.

В этом случае не усложняйте. Начать можно с готового журнала учёта заказов и шаблона прайс-листа. Подробно о том, как вести учёт в таблице правильно, — в статье учёт химчистки в Excel.

Пять признаков, что таблица уже мешает

  1. Два человека правят один файл, и кто-то перезаписал чужие строки.
  2. Клиент пришёл за вещью, а в таблице ничего не нашлось: вписали не туда или не вписали.
  3. Конец месяца превращается в сверку: кассу сводят вечером, цифры не сходятся.
  4. Вы не видите точку без звонка: что принято, что готово, сколько выручка за день.
  5. Нужны бонусы и скидки, а в таблице вы считаете их на калькуляторе.

Если совпало два-три признака, затраты времени на таблицу уже больше, чем стоимость программы.

Не хотите вести это вручную? В AllClean CRM заказы, статусы, квитанции и SMS «Заказ готов» работают из коробки.

Попробовать 14 дней бесплатно

Что стоит за переходом на CRM

Основной выигрыш не в красоте, а в двух вещах: данные вносятся один раз при клиенте и сразу доступны всем, а отчёты строятся из этих же данных без ручной сборки. Минус тоже есть: программе нужен интернет, а процессы придётся привести к единому виду. Переносить прошлое необязательно: проще закрыть старые заказы в таблице по мере выдачи и вести новые в программе.

Как это выглядит в AllClean CRM

В AllClean CRM заказ собирается по позициям из прайса, к каждой добавляются цвет, дефекты и предупреждения из справочника, фото вещи. Статусы Новый, В работе, Готов, Выдан ведутся по позициям; когда готовы все, клиенту автоматически уходит SMS (сами SMS оплачиваются по тарифу провайдера). Оплата отмечается способом: наличные, карта, Kaspi, перевод, бонусы, есть частичная оплата и долги. Отчёты за день, неделю, месяц по всей сети или одной точке выгружаются в Excel, так что вы не теряете привычный инструмент. Загрузки клиентов и прайса из файла в интерфейсе нет: про перенос базы уточняйте при подключении. Подробное сравнение учёта в таблице и программе — на странице учёт в химчистке вместо Excel. Цены — здесь, пробный период 14 дней бесплатно, начать можно через регистрацию.

Как перейти, не останавливая работу

  1. Неделю ведите заказы в обеих системах на одной точке.
  2. Сверяйте кассу в конце дня: цифры в таблице и в программе должны совпасть.
  3. Настройте справочник дефектов и прайс под свою химчистку.
  4. Договоритесь с приёмщиками: после даты X новые заказы только в программе.

Частые вопросы

Можно ли остаться на Excel с двумя точками?

Можно, но потребуется дисциплина: общий файл в облаке, правила правки и ежедневная сверка. Как только появляется конфликт версий или спор о цифрах, переходите на программу.

Дорого ли платить за CRM по сравнению с бесплатной таблицей?

Цена таблицы — время владельца и ошибки. Посчитайте часы на сверку и стоимость потерянной вещи, а потом сравните с подпиской: 14 дней можно попробовать бесплатно, условия в разделе цены.

Теряются ли данные при переходе?

Прошлые заказы остаются в вашем файле. Базу постоянных клиентов лучше заводить по мере визитов или уточнить вариант переноса при подключении.

Можно ли выгружать данные обратно в Excel?

Да, для отчётов «Выданные заказы» и «Кассовый отчёт» есть выгрузка в Excel.

Читайте также