Журнал учёта заказов химчистки: шаблон в Excel
Журнал учёта заказов — таблица, где одна строка равна одному заказу: клиент, что принято, сумма, оплата, статус и срок. В шаблоне формулы сами считают сумму к оплате и остаток, подсвечивают просроченные заказы и выводят итоги по выручке и долгам. Рассчитан на 200 заказов; на новый месяц копируйте файл. Скачать: журнал в Excel.
Скачать шаблон — файл можно взять сразу, без регистрации.
Скачать zhurnal-ucheta-zakazov.xlsxОбразец справочный: адаптируйте под законодательство вашей страны.
Что в шаблоне
| Колонка | Что вписывать | Что происходит автоматически |
|---|---|---|
| № заказа | в формате ДДММ-НН | нет |
| Дата, клиент, телефон | данные клиента | нет |
| Что принято | позиции и дефекты | нет |
| Сумма по прайсу, срочный?, скидка | цифры и выбор «Да/Нет» | нет |
| К оплате | считается | сумма × срочность × (1 − скидка) |
| Оплачено | предоплата или оплата | нет |
| Остаток | считается | к оплате − оплачено |
| Статус | выбор из списка | цветовая подсветка |
| Срок готовности | дата | красная строка, если срок прошёл |
Вверху журнала — итоги: число заказов, выручка без отменённых, полученные оплаты, долг клиентов и число просроченных. Отдельный лист даёт сводку по статусам.
Как вести журнал
- Строки 9–11 заполнены примером. Очистите их и введите название химчистки и период.
- Нумеруйте заказы по дате и порядку: 2011-003 — третий заказ 20 ноября.
- Меняйте статус в тот же момент, когда меняется вещь: Новый, В работе, Готов, Выдан, Отменён.
- Каждое утро фильтруйте статус «Готов» и звоните клиентам, а затем смотрите красные строки с просрочкой.
- В конце смены сверяйте колонку «Оплачено» с кассой.
Не хотите вести это вручную? В AllClean CRM заказы, статусы, квитанции и SMS «Заказ готов» работают из коробки.
Попробовать 14 дней бесплатноЧастые ошибки
- Статус «Готов» ставят позже, чем вещь готова. Клиенты ждут звонка зря, а журнал врёт.
- Нет оплаты в отдельной колонке. Долги теряются в комментариях.
- Два приёмщика правят один файл. Таблица перезаписывается, строки пропадают. Для одного файла нужен один оператор или общий облачный документ с историей версий.
- Удаляют отменённые строки. Лучше ставить статус «Отменён»: сумма не попадёт в выручку, а история сохранится.
Когда пора переходить на программу
Журнал отлично подходит для одной точки и одного приёмщика. Признаки того, что таблица перестала справляться: приёмщиков двое и больше, появилась вторая точка, клиенты спорят о дефектах, а подтвердить нечем, вы вечерами сверяете кассу вручную, а о готовности клиентов обзванивает человек. В AllClean CRM те же статусы (Новый, В работе, Готов, Выдан, плюс Отменён) ведутся по каждой позиции, заказ становится «Готов», когда готовы все позиции, и клиенту автоматически уходит SMS (сами SMS оплачиваются по тарифу провайдера). Кассовый отчёт показывает наличные, карту, Kaspi, переводы, бонусы и погашение долгов, а выдачи и кассу можно выгрузить в Excel. Список функций — на странице возможностей, условия — в разделе цены; 14 дней можно пробовать бесплатно.
Частые вопросы
Работает ли журнал в Google Таблицах?
Да, формулы стандартные. Условное форматирование и выпадающие списки переносятся, но проверьте их после загрузки.
Как ограничить доступ к журналу?
Excel не разделяет права. Если файл ведёт один человек, храните его на защищённом компьютере; если нужны роли и история, нужна программа.
Сколько заказов выдержит шаблон?
Формулы настроены на 200 строк. Для нового месяца сделайте копию файла и очистите таблицу.
Что делать с долгами клиентов?
Смотрите колонку «Остаток» и итоговую ячейку «Долг клиентов». Отфильтруйте остаток больше нуля и звоните: красный шрифт подсветит такие строки.